„Zu viele Besprechungen sind ein deutliches Zeichen für eine schlechte Organisation.“

Cyril Northcote Parkinson

Besprechungsmanagement

Besprechungen, Team- und Projektmeetings füllen bei nicht wenigen Beschäftigten die Arbeitswoche übermäßig aus. Sie sind wichtig, um Informationen zu transportieren, Ideen zu entwickeln, für die interne Kommunikation und den Austausch. Doch der Zeitbedarf für Besprechungen ist hoch und er wird angesichts komplexer Aufgaben und Projekte noch weiter steigen.

Viele Meetings sind indes endlos, langwierig und wenig effizient. Hinzu kommt, dass angesichts virtueller Möglichkeiten, der „face to face“ Austausch wegfällt. Deshalb ist es umso wichtiger, Meetings konzentriert und fokussiert zu leiten und den Teilnehmer auch den Raum zu geben, sich engagiert einbringen. Durch gezielte Vorbereitung, Beachtung der jeweiligen Rollen, Zielvereinbarungen und Regeln für einen effektiven Ablauf erzeugen Sie frischen Wind, gute Ergebnisse und greifbare Resultate.

Nach diesem Training wissen Sie

  • wie Sie eine Besprechung gut vorbereiten
  • was in eine aussagefähige Agenda gehört
  • wie Sie die Rolle des Besprechungsleiters bewusst gestalten
  • wie Sie die Teilnehmer einbinden und aktivieren
  • wie Sie Besprechungen mit Lösungen und Ergebnissen abschließen
  • wie Sie dafür sorgen, dass Ziele mit angemessenem Aufwand umgesetzt werden

Der halbe Garant für Erfolg: Besprechungen gut vorbereiten

  • Alternativen prüfen – Rahmenbedingungen berücksichtigen
  • Zielsetzung und Thema unterscheiden
  • nicht immer nötig, aber wirkungsvoll: die schriftliche Agenda

Die Rolle der Leitungsperson

  • Rechte und Pflichten in der Durchführung
  • Die wichtigen ersten 5 Minuten einer Besprechung
  • Rollenübernahme von Teilnehmerinnen und Teilnehmern
  • Leiterkompetenzen: steuern und moderieren

Durch die Besprechung führen

  • Besprechungsphasen erkennen und nutzen
  • Informationen visualisieren
  • Zeitmanagement einer Besprechung
  • Das Ziel der Besprechung im Focus behalten: Ergebnisse und Lösungen erarbeiten
  • Besprechungen abschließen statt „beenden”
  • Regeln und Empfehlungen für das Protokoll

Schwierige Situationen

  • Störungen erkennen und angemessen reagieren (z. B. Vielredner, Blockierer)
  • Mit Killerphrasen und Regelverletzung professionell umgehen

Besprechungen nachbereiten und verbessern

  • Besprechungsergebnisse sichern und umsetzen
  • Individueller Fragebogen und Teilnehmerbefragung zur kontinuierlichen
  • Verbesserung einsetzen

Sie erhalten zur Weiterbildung sofort einsetzbare Unterlagen und Checklisten für Ihre Arbeitssituation.